Privacyreglement
Stichting GastHuis Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis
Adres: Plesmanlaan 123, 1066 CX Amsterdam
Telefoon: +31-20-3462020
E-mail: gast-huis@nki.nl
Website: www.gast-huis.nl
1. Inleiding
Bij het Gasthuis Antoni van Leeuwenhoek bieden wij een warm en veilig thuis aan gasten die tijdelijk in Amsterdam verblijven voor behandeling in het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis, of die dichtbij een opgenomen familielid willen zijn. We werken met een klein team van vaste medewerkers en veel betrokken vrijwilligers. Om onze gasten goed te kunnen helpen, verwerken wij persoonsgegevens. In dit privacyreglement leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we die beschermen.
De Stichting Gasthuis Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis (hierna te noemen Het Gasthuis) vindt het belangrijk dat er op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens wordt omgegaan.
Met dit privacy statement informeren we hoe we met die persoonsgegevens omgaan. De bescherming van persoonsgegevens wordt bij wet geregeld in onder andere in de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit privacy statement is in overeenstemming met de vereisten van de AVG opgesteld.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De Stichting Gasthuis Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit reglement.
Contactpersoon voor privacy zaken:
De Manager Gasthuis
Plesmanlaan 123, 1066 CX Amsterdam
E-mail: gast-huis@nki.nl
3. Van wie verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van:
- Gasten en hun contactpersonen
- Vrijwilligers
- Vaste medewerkers
- Leden van het bestuur
- Leveranciers en samenwerkingspartners
4. Welke gegevens verwerken wij?
Van gasten:
- Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Geboortedatum
- Verblijfsgegevens (aankomst- en vertrekdatum, kamerindeling)
- Betalingsinformatie (indien van toepassing)
- Eventuele dieetwensen of bijzonderheden die u vrijwillig met ons deelt
- Naam en contact van uw begeleider of familielid
- Wij verwerken geen bijzondere of medische persoonsgegevens, tenzij u die vrijwillig met ons deelt voor uw verblijf (zoals dieetwensen).
- Er vinden geen geautomatiseerde verwerkingen of profilering plaats.
Van vrijwilligers:
- Naam, adres, contactgegevens
- Geboortedatum
- Eventueel kopie identiteitsbewijs (uitsluitend indien wettelijk nodig)
- Bankrekeningnummer (voor vergoedingen)
- Beschikbaarheid en rooster
- Noodcontactpersoon
- Eventuele evaluatie- of voortgangsnotities
Van medewerkers:
- Persoonlijke en contactgegevens
- Functie en taken
- Bankgegevens, loonadministratie (voor medewerkers)
- Noodcontactpersoon
- Gegevens van afgewezen sollicitanten worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens voor maximaal één jaar te bewaren, bijvoorbeeld voor het geval er op een later tijdstip een passende functie komt. Deze termijn kan steeds vlak vóór afloop met één jaar worden verlengd, indien de sollicitant daar schriftelijk toestemming voor geeft. Bewijs daarvan wordt bewaard.
Van bestuursleden
- NAW-gegevens, geboortedatum en mailadres, plus datum toetreding tot het bestuur
- Functie en taken
- Kopie identiteitsbewijs -zonder foto en BSN-nummer zichtbaar- om te verstrekken aan instanties waar dat noodzakelijk is, zoals de Kamer van Koophandel voor de inschrijving als bestuurder, en de banken waar het Gasthuis een rekening heeft lopen (in het geval van de bestuursleden die betalingsbevoegd zijn); deze wordt verwijderd uit het dossier maximaal één maand nadat de laatste bestuurstermijn is afgerond
- De eerste twee gegevens blijven ook na het uittreden uit het bestuur bewaard ter wille van het uitnodigen bij evenementen, tenzij betrokkene aangeeft dat hij/zij wil dat de gegevens worden verwijderd.
5. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor doelen die rechtstreeks te maken hebben met ons werk, zoals:
- Het boeken en beheren van gastverblijven
- Het bijhouden van de vrijwilligersplanning
- Communicatie over diensten en activiteiten
- Financiële administratie (vergoedingen, donaties, betalingen)
- Noodcontact in geval van incidenten
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de Belastingdienst)
Wij gebruiken gegevens niet voor commerciële doeleinden en delen ze nooit met derden zonder reden of toestemming.
6. Op welke grond doen wij dat?
Wij verwerken gegevens op basis van:
- Toestemming (bijv. voor gebruik van foto’s op de website)
- Uitvoering van een overeenkomst (bijv. reservering van een kamer of vrijwilligerswerk)
- Wettelijke verplichting (zoals financiële administratie)
- Gerechtvaardigd belang (bijv. het goed laten functioneren van het Gast-Huis)
7. Hoe lang bewaren we gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.
- Gegevens van gasten: tot maximaal 1 jaar na verblijf (tenzij de wet anders bepaalt)
- Vrijwilligersgegevens: tot 2 jaar na beëindiging van het vrijwilligerswerk
- Financiële gegevens: 7 jaar (verplichting Belastingdienst)
- Kopieën identiteitsbewijzen: direct verwijderd na verificatie
8. Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals:
- Beveiligde computersystemen met wachtwoorden
- Beperkte toegang voor alleen bevoegde personen
- Geen opslag van gegevens op privéapparaten
- Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates
- Er vinden geen geautomatiseerde verwerkingen of profilering plaats
9. Delen van gegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of als de wet dat verplicht. Denk aan:
- Onze boekhouder of administratiekantoor
- IT-dienstverleners die onze systemen beheren
- Het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis (alleen als er een praktische noodzaak is)
Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te zorgen dat uw gegevens veilig blijven.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en laten geen verwerkingen uitvoeren die niet noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening
10. Uw rechten
U heeft het recht om:
- In te zien welke gegevens wij van u hebben
- Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
- Beperking van verwerking te vragen
- Bezwaar te maken tegen verwerking
- Gegevens te laten overdragen aan uzelf of een andere organisatie
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Wanneer u gebruik wilt maken van één van deze rechten, kunt u een verzoek sturen naar gast-huis@nki.nl of naar:
Stichting Gasthuis Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis,
Plesmanlaan 123, 1066 CX Amsterdam.
Wij reageren uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In vakantieperiodes kan deze termijn met maximaal één maand worden verlengd. Voor het behandelen van uw verzoek worden geen kosten in rekening gebracht, tenzij het verzoek ongegrond of buitensporig is.
11. Foto’s en communicatie
We plaatsen soms foto’s of berichten van activiteiten in het Gast-Huis (bijvoorbeeld op onze website of sociale media). We doen dat alleen met toestemming van de betrokken personen. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.
12. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op met onze manager via gast-huis@nki.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen
Dit privacyreglement kan af en toe worden aangepast. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website: www.gast-huis.nl.
Laatst bijgewerkt: november 2025
Versie 1.0